Как правильно выбрать конференц-зал

Как правильно выбрать конференц-зал

Качество организации тренингов, семинаров или конференций зависит не только и не столько от актуальности озвучиваемых материалов, но и от того, насколько правильно выбран конференц-зал. Именно по этой причине нужно относиться к подбору конференц-зала для аренды с максимальной серьезностью. Итак, рассмотрим основные критерии, которые необходимо при этом учитывать.

Вместительность помещения

Аренда конференц-зала зависит от того, сколько человек примет участие в работе конференции или семинара. Есть небольшие залы, которые могут вместить десяток-другой человек. Для масштабного мероприятия, где численность участников – от ста человек и больше, понадобится зал побольше. Есть и средние по вместительности залы, которые особенно популярны у организаторов подобных мероприятий.

От того, насколько правильно выбран зал, зависит удобство людей и окупаемость мероприятия. В маленьком зале участники будут чувствовать себя неуютно, а с большим помещением мероприятие рискует себя не окупить. Еще хуже, если возникает проблема с посадочными местами. В этом случае, люди будут отвлекаться на посторонний шум, а не слушать докладчика.

Техническая оснащенность

Хороший конференц-зал оснащен техникой, необходимой для проведения конференции.

  1. Освещение. Хорошо, если, наряду с искусственным, используется и естественное освещение.

  2. Кондиционер. Дает возможность создать оптимальный микроклимат в любое время года.

  3. Микрофоны, трибуна для выступления.

  4. Набор аппаратуры, который позволяет сделать выступление докладчика более наглядным.

Место расположения

Это особенно важно, если в семинаре принимают участие приезжие люди. Очень важна транспортная доступность зала. Идеальный вариант – конференц-зал, который находится на территории гостиницы. На сегодняшний день, многие предпочитают отель на природе, в живописной местности. Это дает возможность насладиться великолепной природой и плодотворно провести семинар, тренинг или переговоры.

Дополнительный сервис

В этом отношении идеальны отели на природе. Здесь, помимо аренды конференц-зала, можно организовать питание участников, размещение их на ночлег, а также перекусы в виде бутербродов и чашечек кофе. Кроме того, непринужденная обстановка и красивая природа как нельзя лучше способствуют общению участников семинара. Мероприятие получится вдвойне интересным.