Секреты правильного выбора конференц-зала

 Секреты правильного выбора конференц-зала

Успешная организация конференции во многом зависит от успешного выбора конференц-зала. Приведем основные моменты, на которые необходимо обращать внимание, подыскивая помещение для аренды.

Площадь зала

Самый сложный момент — заранее определиться с количеством участников. В зависимости от того, сколько человек примет участие в семинаре, и подбирается зал: от небольшого помещения (на десять-двадцать человек) до огромного конференц-зала, способного вместить несколько сотен участников. Если метраж помещения не соответствует числу участников, то люди будут испытывать дискомфорт. В чрезмерно тесном помещении будет слишком душно, а аренда слишком большого зала при малом числе участников может привести к тому, что мероприятие принесет не прибыль, а убытки.

Техническая оснащенность

Техника, имеющаяся в конференц-зале, должна полностью отвечать тем задачам, которые ставят перед собой организаторы мероприятия. Имеется в виду не освещение или наличие кондиционера в помещении (это само собой разумеющиеся вещи). В конференц-зале обязательно нужны такие виды оборудования, как проекторы, мониторы, экран для проецирования изображения.

Транспортная доступность зала

Обязательно надо учесть такой фактор, как транспортная доступность помещения. Необходимо, чтобы все участники знали, как добраться до места проведения занятий. Если же в семинаре принимают участие иногородние участники, то оптимальным вариантом станет зал при отеле на природе, где одновременно можно решить вопрос с питанием и ночлегом для клиентов. Нужно продумать и перекусы для участников (это могут быть бутерброды и кофе).

Если предприятие проводит учебные занятия достаточно часто, есть смысл договориться о долговременной аренде помещения. Если речь идет о разовом договоре, то самым выгодным вариантом является почасовая аренда конференц-зала.

Конечно, красивый интерьер – это прекрасно. В то же время, предметы интерьера не должны отвлекать на себя внимание участников. Необходим также хороший уровень звукоизоляции. Недопустимо, чтобы на занятиях присутствовали посторонние люди.

Естественно, что хороший конференц-зал должен отвечать всем приведенным критериям. При условии соблюдения всех этих правил есть шанс, что семинар получится не просто содержательным, но и максимально комфортным.